Avertismentul ANAF pentru românii care ”se încurcă” în e-Factura. Cum faci ca să eviți amenzi usturătoare, la ce trebuie să fii atent

În contextul implementării sistemului RO e-Factura, mulți antreprenori din România se confruntă cu dificultăți în înțelegerea și aplicarea corectă a acestui instrument digital. Deși sistemul a fost conceput pentru a simplifica procesul de facturare și pentru a îmbunătăți transparența fiscală, lipsa de informare sau erorile tehnice pot duce la sancțiuni semnificative. ANAF a organizat o serie de webinarii pentru a clarifica aceste aspecte și pentru a ajuta contribuabilii să evite amenzile usturătoare. În acest articol, vom explora principalele provocări legate de utilizarea e-Factura și ce trebuie să faci pentru a rămâne în conformitate cu legislația.

Înregistrarea facturilor eronate și impactul asupra contabilității

Una dintre întrebările frecvente adresate în cadrul webinariilor ANAF se referă la modul în care trebuie gestionate facturile eronate. De exemplu, dacă primești o factură în luna iulie care conține o eroare în ceea ce privește cantitatea recepționată, aceasta trebuie totuși înregistrată în contabilitatea lunii respective. În luna august, când furnizorul corectează eroarea printr-o factură de stornare, vei trebui să înregistrezi această stornare și să repui corect factura în contabilitate. Acest proces poate părea complicat, dar este esențial pentru a evita sancțiunile fiscale.

Un alt aspect important de menționat este că facturile emise cu scop special, cum ar fi cele pentru însoțirea bunurilor pe durata transportului, trebuie gestionate cu atenție. Deși aceste facturi sunt necesare pentru a include informațiile despre preț, ele nu înlocuiesc factura transmisă prin SPV (Spațiul Privat Virtual). În plus, orice neconcordanță între documentele fizice și cele electronice poate duce la complicații și eventuale sancțiuni.

Noutăți privind tranzacțiile B2C și introducerea CNP-ului digital

Un alt subiect fierbinte discutat în webinariile ANAF este legat de tranzacțiile B2C (business to consumer), care implică facturarea către persoane fizice. Deși în prezent nu este obligatorie raportarea acestor tranzacții prin e-Factura, se preconizează că, începând cu anul viitor, vor fi impuse noi reglementări. Printre acestea se numără și introducerea unui CNP digital pentru cumpărături, ceea ce va necesita adaptarea sistemelor contabile și a procedurilor interne ale companiilor.

Această schimbare va impune o atenție sporită la detaliile tehnice și la corelarea corectă a datelor între sistemele fiscale, pentru a evita erorile și sancțiunile aferente. ANAF a subliniat că va oferi suport continuu pe măsură ce aceste modificări vor fi implementate, dar este responsabilitatea fiecărui antreprenor să se pregătească din timp pentru aceste schimbări.

Corelarea datelor între e-Factura și SAF-T: provocări și soluții

Un alt aspect complicat al utilizării e-Factura este corelarea datelor cu cele raportate prin SAF-T (Standard Audit File for Tax). Deși această corelare nu este încă pe deplin clarificată, ANAF a recunoscut că este o provocare în curs de rezolvare. În cadrul seminarului, s-a discutat despre dificultățile întâmpinate atunci când o factură de stornare este înregistrată cu semnul minus în contabilitate, dar nu este clar cum ar trebui să fie raportată în e-Factura și în SAF-T.

ANAF a promis că va reveni cu informații suplimentare și cu alte seminarii web pentru a clarifica aceste aspecte pe măsură ce sistemele vor fi complet implementate. Între timp, este recomandat ca antreprenorii să se familiarizeze cu ambele sisteme și să urmărească actualizările oferite de ANAF pentru a evita erorile de raportare.

Gestionarea obiecțiilor și a mesajelor transmise prin SPV

În utilizarea e-Factura, este posibil să întâlnești situații în care trebuie să trimiți obiecții legate de facturile primite. ANAF a explicat că toate mesajele transmise prin SPV sunt primite de către furnizor, iar rubrica „Trimite mesaj” din dreptul facturii permite comunicarea rapidă și eficientă a acestor obiecții. Este crucial ca antreprenorii să utilizeze corect această funcționalitate pentru a documenta orice neconcordanțe și pentru a evita conflictele ulterioare.

De asemenea, problemele tehnice, cum ar fi fișierele ZIP primite prin e-Factura care nu se pot deschide, trebuie raportate imediat prin formularul de contact dedicat asistenței tehnice. ANAF oferă suport pentru aceste situații, dar este esențial să acționezi rapid pentru a preveni întârzieri în procesarea documentelor fiscale.

Facturarea în relațiile internaționale și excepțiile de la e-Factura

Pentru companiile care desfășoară activități economice internaționale, ANAF a clarificat că nu toate facturile trebuie raportate prin e-Factura. De exemplu, dacă o companie din România facturează marfă către o companie din Italia, dar marfa rămâne pe teritoriul României, factura respectivă nu trebuie transmisă prin e-Factura, deoarece livrarea are loc în afara țării. În schimb, dacă marfa este livrată pe teritoriul României, atunci factura trebuie raportată conform reglementărilor e-Factura.

Totodată, ANAF a explicat că refacturarea cheltuielilor către unități militare sau alte entități publice nu necesită transmiterea facturilor prin e-Factura, întrucât aceste tranzacții nu sunt considerate activități economice. Aceste excepții sunt importante pentru a evita raportarea inutilă și pentru a menține conformitatea cu legislația fiscală.

Concluzii și recomandări pentru antreprenori

Folosirea corectă a sistemului e-Factura este esențială pentru a evita amenzile și sancțiunile care pot apărea din erori sau neînțelegeri ale reglementărilor. ANAF continuă să ofere suport prin seminarii și asistență tehnică, dar este responsabilitatea fiecărui antreprenor să se informeze și să se pregătească pentru noile cerințe.

Pentru a rămâne în conformitate și a evita problemele legate de e-Factura, asigură-te că urmezi aceste recomandări:

• Participă la seminariile organizate de ANAF pentru a fi la curent cu cele mai recente informații și modificări legislative.
• Documentează corect toate facturile și înregistrează-le în contabilitate conform indicațiilor ANAF, chiar dacă există erori care vor fi corectate ulterior.
• Utilizează corect rubrica „Trimite mesaj” din SPV pentru a comunica orice obiecții sau probleme legate de facturi.
• Raportează imediat problemele tehnice prin formularul de contact al asistenței tehnice pentru a preveni întârzierile în procesarea documentelor.

Prin adoptarea unei abordări proactive și informate, poți naviga cu succes provocările legate de utilizarea e-Factura și poți asigura conformitatea cu legislația fiscală din România.